Privatlivspolitik

Senest opdateret: 29/3-2023

Vi behandler i forbindelse med medlemskab af klubben medlemmernes personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik vedr. behandling af disse oplysninger.

Vi behandler kun personoplysninger der er relevante og nødvendige i forbindelse med klubbens medlemsadministration og kun ud fra berettigede (legitime) interesser.

Vi behandler kun persondata som det enkelte medlem initialt selv har oplyst og løbende har adgang til, og vi sletter oplysningerne når de ikke længere er nødvendige for klubbens administration.

Ebeltoft Ro- og Kajakklub er dataansvarlig, og vi sikrer at medlemmernes personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. Selve databehandlingen udføres af vores it-leverandør MemberLink Aps, med hvem vi har en Databehandler Aftale som sikrer at databehandlingen sker i overensstemmelse med gældende dansk persondatalovgivning og alene efter instruks fra klubbens bestyrelse.

Personoplysninger:

Vi behandler kun såkaldt ”almindelige personoplysninger” så som: navn, adresse, telefonnummer, e-mail, fødselsdato, indmeldelsesdato, certificering samt ro-statistik og behandler således ingen personoplysninger der er tillagt en højere grad af beskyttelse.

Det er samme data der behandles for alle medlemstyper inkl. ledere og trænere.

Formål:

Vi behandler kun personoplysninger til bestemte og legitime formål:

• Foreningens medlemshåndtering, herunder registrering af idrætsaktivet og kontingentopkrævning
• Medlemmernes mulighed for indbyrdes kommunikation (kun kontakt-oplysninger)
• Som led i foreningens aktiviteter, herunder tilmelding, planlægning, gennemførelse og opfølgning.
• Videregivelse af person/kontaktoplysninger til idrætsorganisationer som klubben er medlem af, med henblik på registrering af individuel certificering og udsendelse af medlemsblade/medlemsinformation.
• Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningslovens indberetninger

Samtykke:

Vi vil fra gang til gang indhenter medlemmernes individuelle samtykke, hvis det i sjældne tilfælde kommer på tale at benytte personoplysninger til formål der ikke er beskrevet ovenfor.

Børneattester:

Klubben indhenter børneattester for de personer, der skal arbejde med unge under 15 år.

• Der skal laves en liste over, hvem der er indhentet attester for, og hvornår.
• Negative børneattester destrueres umiddelbart.
• Såfremt der modtages en positiv børneattest, destrueres denne umiddelbart efter at forretningsudvalget har behandlet sagen.

Medlemmernes rettigheder:

Medlemmerne har en række særlige rettigheder omkring bla indsigt og sletning af data efter persondataforordningen, som de kan gøre brug af ved at henvende dig til klubbens bestyrelse. En

sådan anmodning vil blive behandlet af bestyrelsen med henblik på en vurdering af om betingelserne er opfyldt og i bekræftende fald gennemført så hurtigt som muligt.

Revidering af privatlivspolitikken:

Bestyrelsen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig i klubben og vil efterfølgende være en del af det regelsæt som nye medlemmer vil blive præsenteret for og skal acceptere i forbindelse med indmeldelse i klubben.

Ved væsentlige ændringer vil alle medlemmer modtage meddelelse herom.

Bestyrelsen

29/3-2023